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[karstenbTeilnehmer]

Hallo zusammen,

ich suche ein Werkzeug, um die Kontakte in einer kommunalen Verwaltung zu verarbeiten. Ich versuche mal zu umreißen, was mir vorschwebt, in der Hoffnung, zu erfahren, ob man da mit berliCRM in die Nähe kommen kann. Viele Begriffe der CRM-Welt sagen mir nicht so viel, da bitte ich um etwas Nachsicht, wenn ich hier etwas falsch bezeichne.

Es geht um den Kontakt zu Vereinen, die jeweils mehrere Ansprechpartner (teils Personen, teils eigentlich eher Rollen) für unterschiedliche Themen haben. Themen sind zum Beispiel Vergabe von Hallenzeiten, Ferienkiste, Stadtfeste, Aktionstage usw. Da gibt es bisher unzählige Verteiler und Wissen in den Köpfen.

Mit Rolle meine ich, dass es in einem Verein das Amt des Vorsitzenden gibt und wenn da jemand neues gewählt wird, sollte das eine Änderung sein und überall wo der Vorsitzende dieses Verein referenziert ist, sollte die Person ersetzt sein.

Ein typischer Use Case wäre, dass in einer Sportanlage etwas kaputt ist. Nun müssen alle Nutzer informiert werden. Das sind unterschiedlich organisierte Vereine und in einem Verein hat man direkten Kontakt zu einem Trainer, in einem anderen läuft das vielleicht über die Geschäftsstelle des Vereins, weil die pauschal Zeiten buchen und intern weiter vergeben. Schön wäre, da per Klick einen passenden E-Mail-Verteiler zu haben.

Bei der Buchung einer Sportanlage muss man wissen, wer in den Vereinen dazu berechtigt ist bzw. was die Vereinbarung mit dem Verein da vorsieht. Für Buchungsanfragen und Schadensmeldungen könnte man natürlich auch mal über ein Webformular nachdenken.

Auch bei der Ferienkiste (Ferienangebote für Kinder) sind die Zuständigkeiten in den Vereinen heterogen gewachsen. Mal geht das an den Vorsitzenden, mal an die Geschäftsstelle, mal an einen Jugendwart, mal an den einen, der sich das mit seiner einzelnen Abteilung auf die Fahnen geschrieben hat. Auch da will man möglichst passend die Leute anschreiben können. Jeden, der da Angebote machen will, aber möglichst auch nicht überflüssig viele Leute im gleichen Verein, wenn man sowieso weiß, dass das da sowieso an den einen engagierten Jugendtrainer gehen muss. Ich glaube, dass die Pflege so einer Liste immer Handarbeit sein wird, aber das Wissen sollte möglichst gut abgebildet werden.

Und dann gibt es immer mal wechselnde Anlässe, bei denen die Funktionsträger aus den Vereinen sich beteiligen und einfach davon ausgehen, dass man sie kennt und kontaktieren kann. Bei so etwas will man dann möglichst einfach Kontaktlisten erstellen können.

Vielleicht kommt da auch noch ein allgemeiner Newsletter in Frage. Das wird zur Zeit nicht gemacht, aber wenn man die Einverständniserklärungen für so etwas sauber verwaltet bekommt, könnte man darüber auch mal nachdenken.

Dabei müsste man noch so etwas im Blick haben, dass es sich da datenschutzrechtlich um unterschiedliche Zwecke handelt, die man getrennt behandeln muss. Mal verarbeitet man auf Grundlage der Nutzungsvereinbarungen, mal mit Einverständnis. Noch schöner wäre es, wenn es für die unterschiedlichen Themen auch noch verschiedene Zugriffsrechte gäbe. Wer Hallenzeiten verwaltet, soll die Leute von der Ferienkiste nicht sehen und umgekehrt. Auf der anderen Seite kann es aber eben auch sein, dass für beide Fälle die gleiche Person angesprochen werden würde und man eine Änderung/Korrektur der Kontaktdaten nur einmal machen möchte. Das spricht für ein gemeinsames System.

[Frank PiepiorraTeilnehmer]

das kann man mit berliCRM machen

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